Vaak gestelde vragen

Algemeen

Wat is Qfor?

Qfor is een model dat kwaliteit verzekert en dat specifiek is afgestemd op organisaties die learning, consulting en andere “knowledge related services” aanbieden. Qfor kan gebruikt worden als tool voor kwaliteitsverbetering en als certificatiesysteem. Dankzij de modulaire opbouw van Qfor heeft een organisatie de keuze tussen twee invalshoeken:

  • een doorlichting op niveau van de interne processen: module ProcessScan
  • een doorlichting op niveau van de klantenperceptie: module ClientScan

Qfor biedt een kritische doorlichting uitgevoerd door een externe en onafhankelijke organisatie met het oog op verbeteringsprocessen. Een certificaat geeft uitdrukking van het kwaliteitsvol en professioneel werken van de organisatie.

Beide type audits (module ProcessScan en module ClientScan) kunnen ook gecombineerd worden.

Qfor biedt ook specifieke modules aan voor sectoren, federaties en regio’s. Op die manier kunnen zij op hun niveau de transparantie van de markt verhogen en kwaliteitsverbetering stimuleren.

Hoe onderscheidt Qfor zich van andere kwaliteitsmodellen?
  • Qfor is aangepast aan elke structuur; zowel kmo’s als grote bedrijven en interne departementen
  • Qfor is specifiek ontwikkeld voor de markt van learning en consulting;
  • Door haar modulaire opbouw biedt het Qfor kwaliteitsmodel verschillende mogelijkheden voor organisaties die rond hun kwaliteit willen werken en hun dienstverlening willen optimaliseren. Bovendien kan de organisatie kiezen of zij wil doorgelicht worden op niveau van de interne processen (module ProcessScan) of op niveau van de klantenperceptie (module ClientScan);
  • Van iedere Qfor erkende organisatie wordt een publieke QforScan gemaakt met waardevolle, pertinente en gevalideerde informatie voor de aankopers van learning en consulting;
  • Qfor wordt ondersteund door andere diensten zoals:
    • Formbase de opleidingendatabank waarin de Qfor erkende organisaties bovenaan in de selectie verschijnen, gemarkeerd met logo en met het volledige kwaliteitsrapport;
    • Trainingsnews, de bekendmaking via de e-nieuwsbrief van Traininginfo.be die maandelijks 3000 opleidingsprofessionals bereikt;
  • Qfor heeft een Europese uitstraling: het model is ontwikkeld in het kader van een Europese samenwerking tussen verschillende landen;
  • Organisaties met een Qfor erkenning kunnen specifieke vrijstellingen bekomen voor erkenningsaanvragen voor de subsidiemaatregelen van het Vlaams en Waals Gewest, respectievelijk voor de kmo-portefeuille en de “Chèques-formation”; alsook andere sectoriële subsidiemaatregelen, met in achtname van de specifieke voorwaarden van deze maatregelen.

Lees meer over de erkenning door het Vlaams en Waals Gewest onder punt “3. Door wie is het Qfor label erkend?”.

Door wie is het Qfor-label erkend?

Link met het Vlaams Gewest en de kmo-portefeuille

De kmo-portefeuille is een laagdrempelige webtoepassing waarlangs ondernemers en kmo’s jaarlijks tot max. 15.000 euro subsidies kunnen bekomen voor opleiding en advies.

Kmo’s die gebruik willen maken van deze subsidiemaatregel moeten een beroep doen op een geregistreerde dienstverlener. Het kwaliteitslabel Qfor is erkend door de Vlaamse overheid als kwaliteitslabel dat toegang biedt tot vrijstellingen voor de kmo-portefeuille registratie.

http://www.audit-kmo-portefeuille.be

Link met het Waals Gewest en Chèques-formation

Met steun van het Waals Gewest kunnen kleine en middelgrote ondernemingen hun opleidingen laten subsidiëren via het systeem “Chèques-formation”. Wanneer zij van dit systeem gebruik willen maken, moeten ze een beroep doen op een opleidingsverstrekker die erkend werd door het Waals Gewest. Deze erkenning gebeurt aan de hand van een audit. Een organisatie die het Qfor-label heeft, kan een vrijstelling van audit aanvragen bij het Waals Gewest.

De uiteindelijke erkenning wordt uitgereikt door het Waals Gewest.

Lees meer over het systeem “Chèques-formation”

Link met sectoren en andere overkoepelende organen

Qfor biedt de mogelijkheid aan sectoren en andere overkoepelende organen, zoals federaties en regio”s of andere organen die organisaties groeperen of een gemeenschappelijk belang beheren, om op hun niveau de transparantie van de markt te verhogen en kwaliteitsverbetering te stimuleren.

Management Information beschikt over een unieke combinatie van expertise in het inventariseren en het certificeren van de kennismarkt. Management Information is daarom de uitgelezen partner voor sectoren, federaties en regio’s en andere overkoepelende organen voor:

  • het begeleiden bij het opstellen van kwaliteitsnormen en -labels die rekening houden met specifieke sectoriële of regionale eisen;
  • het uitvoeren van marktanalyses om inzicht te krijgen in de markt en de verschillende actoren;
  • de ontwikkeling van databases op maat voor een bepaald type opleidingen of adviezen, of voor een welbepaalde doelgroep.

Link met Centra Permanente Vorming voor het domein van Wegvervoer

Overeenkomstig de Europese Richtlijn nr. 2003/59/EG dienen vakbekwaamheid en nascholing voor deze sector georganiseerd te worden door erkende opleidingscentra. Om de erkenning te behouden moeten opleidingscentra kunnen aantonen dat ze aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen. Wanneer u een Qfor-label behaalt, voldoet u aan de voorwaarden om erkend te blijven als opleidingscentrum in België.

Link met Elders Verworven Competenties

Het Ervaringsbewijs richt zich specifiek tot werknemers of werkzoekenden die wel de nodige competenties hebben om een specifiek beroep in de praktijk uit te oefenen, maar dat niet met officiële documenten of diploma”s kunnen aantonen. Het Ervaringsbewijs wil daar een oplossing voor bieden. Het toont zwart op wit aan dat de houder van het bewijs over de nodige competenties beschikt om een bepaalde job uit te oefenen. Wie het Ervaringsbewijs wil halen, neemt contact op met een erkend testcentrum.

Management Information is bevoegd om audits uit te voeren om erkend te worden als testcentrum voor de Franse Gemeenschap, deze audits zijn niet gerelateerd aan Qfor.

Wat is de link tussen Qfor en Management Information?

Management Information nv is een onafhankelijke organisatie die in 1990 werd opgericht. Zij heeft als doel de vraag en het aanbod op de markt van learning en consulting beter op elkaar af te stemmen door een grotere transparantie op de markt te brengen. Hiervoor biedt Management Information diensten aan op vlak van informatie en kwaliteitsborging (quality assurance).

In het kader van quality assurance heeft Management Information een uitgebreide expertise opgebouwd op vlak van certificatie en kwaliteitsmethodes, Qfor is een van de methoden.

Via een Europees samenwerkingsverband (EESV) heeft Management Information meegewerkt aan de totstandkoming van het Qfor-kwaliteitsmodel en blijft zij meewerken aan de verdere evolutie hiervan. Dominique Delferrière, CEO van Management Information, is momenteel voorzitter van de EESV Q For.

Sinds 1997 voert Management Information audits uit volgens de Qfor methodologie.

Bestaat Qfor ook in andere landen?

Momenteel bestaan er in België, Spanje en Tsjechië certificatie-instellingen die Qfor audits kunnen uitvoeren. Management Information heeft ook al organisaties uit Nederland en Frankrijk doorgelicht. Het Qfor-kwaliteitslabel kan in om het even welk land gebruikt worden om de kwaliteit van een organisatie aan te tonen en als instrument voor kwaliteitsverbetering.

De landen die hier vermeld staan, hebben in het kader van een Europees project meegewerkt aan de versie van Qfor (2007) en hebben Qfor ook bij hen uitgetest.

Lees meer over Qfor in Europa

Hoelang is een Qfor-erkenning geldig?

De geldigheidsperiode van een Qfor-erkenning is in principe drie jaar. Mogelijk moet een organisatie binnen deze drie jaar een audit laten uitvoeren om de Qfor-erkenning te behouden, bijvoorbeeld naar aanleiding van een fusie met een andere organisatie of andere belangrijke wijzigingen binnen de organisatie.

Ik ben een opleidings – of consultingorganisatie

Wie kan een Qfor-audit aanvragen? Aan welke voorwaarden moet ik voldoen?

Het Qfor-kwaliteitsmodel kan worden toegepast op iedere organisatie die knowledge related services aanbiedt.

Onder een organisatie wordt hier verstaan: een specifieke en duidelijk af te bakenen entiteit binnen één of meerdere juridische vormen. Deze entiteit wordt gekenmerkt door een eenduidige, rechtstreekse coördinatie of een team van permanente, periodieke of occasionele trainers/consultants die eenzelfde methodiek hanteren voor één of meerdere specifieke activiteiten.

Onder knowledge related services wordt verstaan: opleiding, coaching, begeleiding, advies, consulting, marktstudies, doorlichtingen, interim management, examens, e-learning en andere ontwikkelingsactiviteiten of bedrijfsondersteunende diensten. Concreet is Qfor van toepassing op opleidingsorganisaties, HR-adviseurs, werving- en selectiekantoren, marketing- en communicatiebureaus, IT consultants, milieucoördinatoren, juridisch en financieel adviseurs, boekhoudkantoren, sociaal secretariaten en tal van andere organisaties.

Het kwaliteitsmodel is van toepassing op zowel kleine als grote organisaties, gaande van eenmanszaken en business units van organisaties tot organisaties die verschillende business units en diverse vestigingen overkoepelen. Deze organisaties kunnen zich situeren in de profit en non-profit sector, ongeacht hun privaat of publiek karakter.

Wat levert Qfor mij op?

Qfor is een kwaliteitsmodel dat zich specifiek richt tot learning- en consultingorganisaties en aanbieders van andere “knowledge related services”.

Als organisatie kunt u kiezen tussen een onderzoek op basis van klantentevredenheid (Qfor met module ClientScan) of van uw interne processen (Qfor met module ProcessScan).

Voor aanbieders van “knowledge related services” is Qfor een kwaliteitsmodel dat:

  • als instrument kan worden gebruikt ter ondersteuning van interne kwaliteitszorg en als certificatiesysteem; 
  • een kwaliteitsevaluatie toelaat via twee

    invalshoeken: interne processen en klantenperceptie;

  • kan leiden tot een kwaliteitserkenning of -advies betreffende haar dienstverlening door een onafhankelijke derde;
  • met zijn logo en gestructureerde auditrapporten een promotioneel instrument betekent in externe contacten met nieuwe en bestaande klanten en een duidelijke positionering toelaat;
  • zorgt voor bekendmaking van de organisatie via diverse toonaangevende kanalen (opleidingendatabanken Formbase en Traininginfo.be);
  • kan bijdragen tot een versterking van het kwaliteitsbewust imago tegenover bestaande klanten, prospecten en de eigen organisatie;
  • kan dienen als erkenning en motivator ten aanzien van de eigen medewerkers;
  • tijds- en geldinvesteringen kan beperken indien de organisatie zich wil laten auditen of erkennen door meerdere sectoren, regio’s of andere overkoepelende organen die werken met het Qfor-kwaliteitsmodel, bijvoorbeeld voor vrijstelling bij erkenning voor het Vlaamse subsidiesysteem kmo-portefeuille en de Waalse opleidingscheques.

Zie ook www.maninfo.be

Welke voorbereiding gaat er vooraf aan een Qfor audit?

U vult een module DataScan (online vragenlijst) in waarin u de specifieke kenmerken van uw organisatie en de manier van werken van uw organisatie beschrijft. De duur van de voorbereiding is functie van uw interne organisatie (richtduur: ongeveer een halve tot een dag). De module Datascan beoogt meer transparantie op de markt van learning en consulting.

In geval u kiest voor de module ClientScan, bezorgt u een volledige klantenlijst aan de auditor. Deze klantenlijst bevat alle gegevens van de klanten en de opdrachten die werden uitgevoerd voor een bepaalde periode, afgesproken met de auditor. De gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Richtduur voor de opmaakt van de volledige klantenlijst: ongeveer een halve dag.

In geval u kiest voor de module ProcessScan, is er een bijkomende onlinevragenlijst waarin gepeild wordt naar de processen en procedures die u als organisatie toepast. Deze zullen getoetst worden aan de norm Qfor met module ProcessScan. De voorbereiding neemt ongeveer een halve tot een dag in beslag.

Als voorbereiding op het auditbezoek zorgt u ervoor dat alle interne documenten en systemen beschikbaar en toegankelijk zijn voor de auditor tijdens het bezoek. Het is niet noodzakelijk de documenten uit te printen.

De totale duurtijd van de voorbereiding hangt af van de grootte van uw organisatie en de manier waarop u bent georganiseerd.

Hoe snel kan ik een audit laten doen?

Nadat u uw akkoord hebt gegeven op de offerte, wordt de auditprocedure opgestart.

Voor een Qfor-audit met de module ClientScan (= klantentevredenheidsonderzoek) moet u rekenen op een termijn van minimum 3 weken tussen het moment dat u de nodige informatie hebt doorgegeven aan de auditor (module DataScan en volledige klantenlijst) en het auditbezoek. Hierbij houden we rekening met een minimumperiode die de auditor nodig heeft om het klantentevredenheidsonderzoek uit te voeren. Hoe meer interviews er moeten uitgevoerd worden, hoe waarschijnlijker dat er meer tijd moet voorzien worden voor de interviews.

Voor een Qfor-audit met de module ProcessScan ( = onderzoek interne processen) moet u rekenen op een termijn van minimum 2 weken tussen het moment dat u de noodzakelijke gegevens hebt doorgegeven (online vragenlijsten van de module DataScan en de module ProcessScan) en uw akkoord hebt gegeven en het auditbezoek.

De hierboven vermelde termijnen betreffen minimum termijnen. Uiteraard zijn deze afhankelijk van de termijn die u wenst of nodig hebt om uw audit voor te bereiden en de mogelijkheden in de agenda’s van de auditors.

Hoe kan ik een Qfor audit aanvragen? (= stappenplan)

Een auditproces volgt de volgende stappen:

  • kennis nemen van de informatie op de site
  • online simulatie van een prijsofferte doen, offerte opmaken en doorsturen
  • Management Information zal bij ontvangst contact opnemen om de offerte te overlopen en valideren
  • offerte, praktische afspraken en bestelling
  • afronding van de verkoop door de auditor
  • voorbereiding door organisatie en auditor
  • audit en auditbezoek
  • erkenning (zodra organisatie beantwoordt aan de auditnorm) en QforScan.

Om vrijblijvend een offerte op maat van uw organisatie aan te vragen voor een Qfor- doorlichting, klik hier.

Hoeveel kost een Qfor audit?

De prijs van een Qfor-audit hangt af van het type audit, de structuur en de grootte van uw organisatie.

Deze kosten omvatten:

  • de auditprestaties
  • het auditbezoek
  • de QforScan
  • de certificatie, registratie en publicatie gedurende drie jaar
  • de jaarlijkse validatie van de module DataScan
  • het administratief beheer van het dossier

Om vrijblijvend een offerte op maat van uw organisatie aan te vragen voor een Qfor doorlichting, klik hier.

Ik ben aankoper van opleidingen of consulting

Wat is voor mij de toegevoegde waarde als een organisatie Qfor erkend is?

1) Wanneer een organisatie over een Qfor-erkenning beschikt, betekent dit dat ze de module DataScan succesvol heeft doorlopen en beantwoordt aan de norm Qfor met module ClientScan of Qfor met module ProcessScan. Met een Qfor met module ClientScan weet u dat ondervraagde klanten van deze organisatie tevreden zijn over de dienstverlening. Met een Qfor met module ProcessScan weet u dat de interne processen van de organisatie goed zijn afgestemd op een kwaliteitsvolle dienstverlening. Dit kan al een eerste houvast bieden voor de geïnteresseerde die de organisatie nog niet kent en een versterking van het vertrouwen voor diegene die de organisatie al wel kent.

2) Het beschikken over gevalideerde informatie van de organisatie onder de vorm van een gestructureerd QforScan is een grote hulp bij de selectie van de opleidingspartner of consultant die voldoet aan uw behoeften. Het betreft geen commerciële informatie, maar informatie gevalideerd door een onafhankelijke derde.

Deze informatie kan u in het bijzonder gebruiken om u beter voor te bereiden op een gesprek met de organisatie en op de specifieke vragen die u hen wil stellen.

Hoe weet ik of een organisatie Qfor erkend is?

Als de organisatie een audit met positief resultaat heeft doorlopen, heeft ze de toestemming om zich een Qfor erkende organisatie te noemen. Zij mag in haar communicatie met klanten gebruik maken van de QForScan, het certificaat en het Qfor-logo gedurende de geldigheid van de erkenning (in principe 3 jaar).

Welke informatie kan ik vinden over een Qfor erkende organisatie en waar?

Alle organisaties die een Qfor-erkenning met module ProcessScan en module ClientScan behalen, worden opgenomen met de QforScan, in de databank Formbase. Formbase wordt beheerd door Management Information. U kunt de QforScan ook rechtstreeks opvragen bij de organisatie zelf.

Om op de hoogte te blijven van organisaties in België die hun Qfor-erkenning behalen, kan u zich gratis inschrijven op de nieuwsbrief www.traininginfo.be. Deze nieuwsbrief brengt u eveneens allerlei informatie over de markt van learning & consulting, en dus ook de recent Qfor erkende organisaties. Alle informatie is ook terug te vinden in RepQuest de meest betrouwbare zoekmachine voor consulting- en learningorganisaties.

Hoe moet ik de informatie in een Qfor auditrapport interpreteren?

Wanneer een organisatie het Qfor-label krijgt, betekent dit dat ze met positief resultaat werd doorgelicht. Ofwel werd ze doorgelicht op het vlak van de klantenperceptie (module ClientScan) en dat betekent dat haar ondervraagde klanten tevreden zijn. Ofwel werd de organisatie met positief resultaat doorgelicht op vlak van haar interne processen (module ProcessScan) en dat betekent dat de processen die een impact hebben op de dienstverlening beantwoorden aan de norm.

In beide gevallen zijn ook haar specifieke kenmerken (= DataScan) onderzocht en gevalideerd.

De Qfor-audit mondt uit in een QforScan. Dit rapport bestaat uit verschillende delen:

  • Specifieke kenmerken van de organisatie (gevalideerde module DataScan):
    • het ontstaan, de structuur en de evolutie van de organisatie;
    • de activiteiten, dienstverlening, programma’s en het doelpubliek;
    • het team van medewerkers en hun ervaring;
    • de kwaliteitsopvolging binnen de organisatie.
  • In geval van een Qfor-audit met module ClientScan: samenvatting van de resultaten van het onderzoek naar de tevredenheid van de klanten. De kwaliteit van de dienstverlening zoals die wordt ervaren door de klanten wordt geëvalueerd aan de hand van een klantentevredenheidsonderzoek. Tijdens de telefonische interviews bevraagt de auditor de klanten over hun perceptie en tevredenheid over de organisatie en de ontvangen dienstverlening.
  • In geval van een Qfor-audit met module ProcessScan: de resultaten van de analyse van de processen die een directe of nagenoeg directe impact hebben op de dienstverlening aan de klant. Tijdens het auditbezoek onderzoekt de auditor de interne processen van de organisatie via controles in de vestigingen van de organisatie op basis van documenten, systemen en interviews.

Hoe kunt u deze QforScan gebruiken?

  • ter ondersteuning van uw zoektocht naar een geschikte partner voor learning en consulting kan de QforScan:
    • u een eerste indruk geven over de aard en de mogelijkheden van de organisatie;
    • u helpen bij een eerste afstemming van ervaring, visie en klantenprofiel met de behoeften van uw bedrijf;
    • dienen ter voorbereiding van uw gesprek met de organisatie: directer en doelgerichter vragen stellen, weten welke punten extra aandacht kunnen vereisen,…
  • om uw marktkennis te verruimen.
    • in het kader van een algemene professionalisering;
    • een overzicht van wat er beschikbaar is op de markt.

Wat biedt het rapport u?

  • een algemeen beeld van organisaties actief in learning en consulting
  • geen commerciële informatie, maar informatie gevalideerd door een onafhankelijke derde
  • informatie op een gestructureerde en gestandaardiseerde wijze

Hebt u nog vragen?