Foire aux questions

• Modèle adapté à tout type de structure; tant les PME que les grandes structures, que les départements internes.
• Qfor a été spécifiquement développé pour le marché de l’apprentissage et de la consultance ;
• Par sa structure modulaire, le modèle de qualité Qfor offre différentes possibilités aux organismes qui veulent travailler à l’amélioration de leur qualité et souhaitent optimiser leurs prestations de services. De plus, l’organisme peut choisir entre un audit au niveau de ses processus internes (module ProcessScan) ou au niveau de la perception de ses clients (module ClientScan) ;
• Pour chaque organisme reconnu Qfor, il existe un QforScan public qui contient de nombreuses informations pertinentes, validées et intéressantes pour les acheteurs de formation et de conseil ;
• Qfor est soutenu par de nombreux autres services tels que :
  • Formbase la banque de données de formations, dans laquelle les organismes reconnus Qfor sont repris en tête de sélection, avec le logo Qfor et le rapport de qualité complet ;
  • Trainingnews, la newsletter électronique de Traininginfo.be qui atteint chaque mois 3000 professionnels de la formation ;
• Qfor a un rayonnement Européen: il a été développé dans le cadre d’une collaboration européenne entre différents pays ;
• Les organismes reconnus Qfor peuvent recevoir des dispenses spécifiques pour leur demande d’agrément pour les mesures de subsides de la Région wallonne et flamande, respectivement les chèques-formation et le ‘KMO portefeuille’, ainsi que d’autres mesures sectorielles, sous réserve du respect des conditions spécifiques de ces mesures.

Lire plus sur l’agrément de la Région wallonne et flamande sous le point “3. Par qui le label Qfor est-il reconnu ?”

Lien avec la Région flamande et le KMO-portefeuille

Le KMO-portefeuille est une application web conviviale qui permet aux entrepreneurs en région flamande de bénéficier chaque année de maximum 15.000 euros de subsides pour le soutien de leurs projets de formation et de consultance d’entreprenariat.

Les entreprises qui souhaitent utiliser cette mesure de subside doivent faire appel à un organisme enregistré. L’organisme doit disposer d’un enregistrement kmo-portefeuille. Le label Qfor a été reconnu par la région flamande comme label de qualité qui donne accès à des dispenses pour l’enregistrement kmo-portefeuille.

En savoir plus sur www.audit-kmo-portefeuille.be

Lien avec la Région wallonne et les chèques formation

Avec le soutien de la Région wallonne, les petites et moyennes entreprises peuvent obtenir des subsides pour leurs formations par le biais du système des ‘chèques-formation’.

Les entreprises qui souhaitent utiliser ce système doivent faire appel à un opérateur de formation agréé par la Région wallonne. Cet agrément est octroyé sur base d’un audit. Un organisme qui dispose du label Qfor peut demander une dispense d’audit auprès de la Région wallonne et introduire sa demande d’agrément sur base du label Qfor.

La Région wallonne prend la décision finale.

http://emploi.wallonie.be/en/home/formation/cheques-formation.html

Lien avec les secteurs et autres organes de coordination

Qfor offre également la possibilité aux secteurs, et d’autres organes de coordination tels que les fédérations et régions ou d’autres organes qui regroupent des organisations ou qui gèrent des intérêts communs d’augmenter à leur niveau la transparence du marché et à stimuler l’amélioration de la qualité.

Management Information dispose d’une combinaison unique d’expertise en recensement et en certification dans le domaine des connaissances. Ceci positionne Management Information comme le partenaire privilégié des secteurs, fédérations et régions pour:

• l’accompagnement pour la mise au point de normes et de labels de qualité intégrant des exigences sectorielles ou régionales spécifiques ;
• la réalisation d’études de marché en vue d’une meilleure connaissance du marché et des différents acteurs ;
• le développement de base de données sur mesure pour un type de formation ou de conseil ou pour un public-cible particulier.

Lien avec les Centres de Formation Continue dans le domaine du Transport routier

Conformément à la Directive européenne no. 2003/59/EG, les compétences professionnelles et les recyclages pour ce secteur doivent être organisés par des centres de formation reconnus. Si vous obtenez le label Qfor, vous répondez aux conditions pour maintenir sa reconnaissance, un centre de formation doit pouvoir montrer qu’il répond à des exigences de qualité. Le label Qfor y donne accès.

Lien avec les Centres de Validation des Compétences

Le Titre de compétence s’adresse spécifiquement aux travailleurs ou chercheurs d’emploi qui possèdent les compétences nécessaires pour exercer une profession spécifique dans la pratique, mais qui n’ont pas les documents officiels ou le diplôme pour le prouver. Le Titre de compétence veut remédier à ceci attestant que le détenteur du Titre dispose des compétences nécessaires pour exercer un emploi particulier. Celui qui veut obtenir un Titre de compétence doit prendre contact avec un centre de validation reconnu.

Pour être reconnu comme centre de validation en Communauté française, Management Information est habilité à réaliser les audits, ceux-ci ne sont pas liés à Qfor.

Management Information S.A. est une société indépendante qui a été créée en 1990. Elle a pour objectif d’améliorer l’adéquation entre l’offre et la demande sur le marché de l’apprentissage et de la consultance en oeuvrant à une plus grande transparence du marché. Pour se faire, Management Information propose des services d’information et d’assurance qualité.

Dans le cadre de l’assurance qualité, Management Information a développé une expertise approfondie en matière de certification et de méthodes de qualité; entre autres la méthode Qfor.

Par le biais d’une collaboration européenne (GEIE), Management Information a contribué à la création et au développement du modèle de qualité Qfor et continue à travailler à son évolution. Dominique Delferrière, CEO de Management Information, est le président de GEIE Q For.

Depuis 1997, Management Information effectue des audits suivant la méthodologie Qfor.

En ce moment, des organismes certificateurs qui peuvent effectuer des audits Qfor sont présents en Belgique, en Espagne et en République Tchèque. Management Information a également audité des organismes situés aux Pays-Bas et en France. Le label de qualité Qfor peut être utilisé dans n’importe quel pays pour démontrer la qualité d’un organisme et comme outil d’amélioration de la qualité.

Sur le site www.qfor.org, vous trouverez plus d’information sur Qfor dans différentes langues. Ce sont d’ailleurs les pays qui ont collaboré à la version de Qfor (2007) dans le cadre du projet européen et qui ont également testé Qfor chez eux.

Lire plus sur Qfor en Europe

La reconnaissance Qfor est en principe valable pendant une période de trois ans. Il est possible qu’un organisme doive subir un audit intermédiaire avant l’échéance des trois ans pour maintenir sa reconnaissance Qfor, en cas de modifications importantes intervenues au cours de sa période de reconnaissance.

Qfor est un modèle qualité qui s’adresse spécifiquement aux organismes de formation et de conseil et aux fournisseurs d’autres services ‘knowledge related’.

En tant qu’organisme, vous avez le choix entre une enquête sur base de la satisfaction clientèle (Qfor avec module ClientScan) ou de vos processus internes (Qfor avec module ProcessScan).

Pour les organismes qui offrent des services knowledge related, Qfor est un modèle qualité qui :

• peut être utilisé comme instrument d’aide au système qualité interne et comme système de certification ;
• permet l’évaluation de la qualité selon deux points de vue: les procédures internes et la perception des clients ;
• peut conduire à une reconnaissance ou un avis, par un tiers indépendant, sur la qualité des services délivrés ;
• avec son logo et ses QforScans structurés représente un instrument de promotion lors des contacts externes avec des clients nouveaux ou existants et qui permet un positionnement clair ;
• fait connaître l’organisme, par le biais de différents canaux de référence (banques de données des formations Formbase et Traininginfo.be) dans le marché de la formation et du développement ;
• peut contribuer au renforcement du sentiment de qualité chez les clients existants, chez les prospects et au sein même de l’organisme ;
• peut servir comme une reconnaissance et un stimulant vis-à-vis de ses propres collaborateurs ;
• peut limiter les investissements en temps et en argent lorsque l’organisme veut se faire auditer ou reconnaître par différents secteurs, régions ou autres instances fédératrices qui travaillent avec le modèle qualité Qfor, par exemple la demande d’agrément pour le dispositif des Chèques-formation de la Région wallonne et pour le système de subsides kmo-portefeuille de la Région flamande . Visitez aussi www.maninfo.be

Vous devez remplir un module DataScan (questionnaire en ligne) dans lequel vous décrivez les caractéristiques spécifiques de votre organisme et la manière de travailler (préparation d’environ une demi-journée à une journée).

En cas d’audit avec module ClientScan, vous fournissez la liste complète des clients à l’auditeur. Cette liste des clients comprend toutes les données des clients et des missions qui ont été effectuées au cours d’une période déterminée, convenue avec l’auditeur. Ces données seront traitées de manière confidentielle. Estimation de la durée pour la création de la liste complète des clients : environ une demi-journée.

En cas d’audit avec module ProcessScan, il existe un document de travail en ligne qui porte sur les procédures qui sont appliquées dans votre organisme et qui seront évaluées par rapport à la norme Qfor avec module ProcessScan. Cette préparation nécessite environ une demi-journée à une journée.

En préparation à la visite d’audit, vous devez faire en sorte que tous les documents et les systèmes internes soient disponibles et accessibles pour l’auditeur pendant la visite. Il n’est pas nécessaire d’imprimer les documents.

La durée totale de préparation dépend de la taille de votre organisme et de la manière dont vous êtes organisé. En général, nous estimons le temps nécessaire à la préparation à environ 1 à 3 jours, tant pour l’audit Qfor avec module ClientScan que pour l’audit Qfor avec module ProcessScan.

Dès que vous avez donné votre accord sur l’offre, la procédure d’audit est mise en route.

Pour un audit Qfor avec le module ClientScan (= enquête de satisfaction clientèle) vous devez tenir compte d’un délai d’au moins trois semaines entre le moment où vous avez fourni les informations nécessaires à l’auditeur (questionnaire module DataScan et liste complète des clients) et la visite d’audit. Ce délai prend en compte la période minimale dont l’auditeur a besoin pour effectuer l’enquête de satisfaction clientèle. Plus il y a d’interviews à effectuer et plus il faudra prévoir de temps pour les interviews.

Pour un audit avec le module ProcessScan (= enquête des processus internes) vous devez tenir compte d’un délai de minimum deux semaines entre le moment où vous avez fourni les informations nécessaires à l’auditeur (questionnaire module DataScan et questionnaire module ProcessScan) et le moment où vous avez donné votre accord pour la visite d’audit.

Les délais mentionnés ci-dessus sont les délais minimum. Ceux-ci peuvent varier selon le temps que vous souhaitez ou dont vous avez besoin pour la préparation de votre audit et des disponibilités dans les agendas des auditeurs.

Une procédure d’audit suit les étapes suivantes :

• prendre connaissance des informations sur le site
• effectuer la simulation de prix, éditer une offre par le module en ligne et l’introduire.
• nous vous contacterons pour parcourir l’offre avec vous, la valider et répondre à vos besoins
• offre, accord sur les dispositions pratiques et commande
• finalisation de la vente par l’auditeur
• préparation par l’organisme et l’auditeur
• audit et visite d’audit
• QforScan et reconnaissance (si l’organisme répond à la norme d’audit).

Pour effectuer une simulation de prix ou générer une offre gratuite, cliquez ici.

Le prix d’un audit Qfor dépend du type d’audit, de la structure et de la taille de votre organisme.

Ces coûts comprennent :

• les prestations d’audit (interviews – contrôles)
• la visite d’audit
• le QforScan
• la certification, l’enregistrement et la publication pendant trois ans
• la gestion administrative du dossier

Pour recevoir une offre sur mesure adaptée à votre organisme pour un audit Qfor, cliquez ici.

L’organisme qui a réussit l’audit avec fruit est autorisé à se présenter comme un organisme reconnu Qfor. Il peut faire usage dans sa communication avec ses clients du QforScan, du certificat et du logo Qfor pendant la période de validité de la reconnaissance (en principe 3 ans).

Tous les organismes qui ont obtenu une reconnaissance avec module ProcessScan et module ClientScan sont repris avec QforScan dans la banque de données Formbase. Formbase est gérée par Management Information. Vous pouvez également demander QforScan directement auprès de l’organisme.

Pour rester au courant des organismes qui obtiennent la reconnaissance Qfor en Belgique, vous pouvez vous inscrire à la newsletter de traininginfo.be et recevoir gratuitement la newsletter électronique TrainingNews. Avec les dernières informations sur le marché de l’apprentissage et de la consultance (et donc également les organismes récemment reconnus Qfor).

Lorsqu’un organisme obtient le label Qfor, cela signifie qu’il a réussi l’audit avec fruit. Soit il a été audité sur base de la perception des clients (module ClientScan) et ceci signifie que les clients interrogés sont satisfaits des services fournis par l’organisme. Soit il a réussi un audit sur base de ses processus internes (module ProcessScan) : les processus qui ont un impact sur la prestation de services répondent à la norme.

Dans chacun des cas, les caractéristiques de l’organisme (= module DataScan) ont également été analysées et validées.

L’audit Qfor débouche sur un QforScan concis. Comment est structuré le QforScan?

• Les caractéristiques spécifiques de l’organisme validées lors de la visite d’audit (module DataScan) :
  • la constitution, la structure et l’évolution de l’organisme ;
  • les activités, les services, les domaines d’activité et le public-cible ;
  • l’équipe des collaborateurs et leur expérience ;
  • le suivi qualitatif interne de l’organisme.
• En cas d’audit Qfor avec module ClientScan : résumé des résultats de l’enquête de satisfaction clientèle (du Qfor avec module ClientScan) sur la qualité des services tels qu’ils sont fournis aux clients. Pendant les interviews téléphoniques, l’auditeur a interrogé les clients au sujet de leur perception sur l’organisme et les services fournis.
• En cas d’audit Qfor avec module ProcessScan : les résultats de l’analyse des processus internes du Qfor avec module ProcessScan, soit les processus qui ont un impact direct ou quasi direct sur les services fournis aux clients, du Qfor avec module ProcessScan. Pendant la visite d’audit, l’auditeur a évalué les processus internes de l’organisme au moyen de contrôles dans les établissements de l’organisme sur base de documents, de systèmes et d’interviews.

Comment utiliser ce QforScan ?

• en support lors de la recherche d’un partenaire adéquat en formation ou en conseil :
  • il vous donne une première impression sur la nature et les possibilités de l’organisme ;
  • il vous aide à évaluer l’adéquation de l’expérience, de la vision et du profil des clients par rapport aux besoins de votre entreprise ;
  • il sert de préparation à un entretien avec l’organisme : poser des questions plus directes et ciblées, savoir quels points nécessitent éventuellement une attention particulière lors de l’entretien.M
• pour élargir votre connaissance du marché
  • dans le cadre d’une professionnalisation générale ;
  • un aperçu de ‘ce qui est disponible sur le marché’.

Que vous offre le QforScan ?